Referencje Realizacje Facebook Filmy
KSeF 2026 w dziale marketingu: jak przygotować firmę do zakupów materiałów promocyjnych i obiegu faktur w Krajowym Systemie e-Faktur?

Czwartek, 5 Luty 2026

KSeF 2026 zmienia codzienną pracę w firmie, ponieważ Krajowy System e-Faktur porządkuje wystawianie i odbieranie faktur w jednym systemie. Dział marketingu inicjuje zamówienia na materiały promocyjne, dział zakupów negocjuje warunki transakcji, a dział księgowości odbiera e-faktury i rozlicza VAT oraz podatek. Ten praktyczny przewodnik po KSeF pokazuje wdrożenie KSeF w firmie krok po kroku, w tym procedurę zaliczek, obieg dokumentów, uprawnienia, numer KSeF, a także wymagania integracji z ERP i API KSeF.

KSeF 2026 w dziale marketingu: jak przygotować firmę do zakupów materiałów promocyjnych i obiegu faktur w Krajowym Systemie e-Faktur?

Spis treści

KSeF, czym jest Krajowy System e-Faktur i co oznacza e-faktura w firmie?

Krajowy System e-Faktur jest platformą do obsługi faktury ustrukturyzowanej, czyli faktury elektronicznej tworzonej w formacie XML. Dział księgowości nie pracuje już wyłącznie na plikach w formacie PDF, ponieważ dokument źródłowy znajduje się w systemie KSeF, a kopia PDF może mieć wyłącznie znaczenie robocze dla działu marketingu lub działu zakupów. W praktyce KSeF wymaga spójnego procesu, który łączy zamówienie, akceptację kosztu, płatność, odbiór faktury i przypisanie faktury do kampanii.

Dział marketingu powinien znać zasady KSeF, ponieważ brak gotowości w obiegu dokumentów powoduje opóźnienia w kampaniach. Dział marketingu odpowiada za kontekst biznesowy, czyli cel kampanii, termin realizacji, wizualizację projektu i zakres usługi. Dział księgowości odpowiada za rozliczenia podatkowe i kontrolę poprawności faktury, a dział zakupów odpowiada za warunki transakcji i zgodność danych nabywcy.

KSeF 2026, kiedy system stanie się obowiązkowy i jak ustawić oś czasu wdrożenia?

Wdrożenie KSeF w firmie warto zacząć od osi czasu, ponieważ terminy wpływają na procedurę zakupową, akceptacje i integrację systemów. W modelu etapowym obowiązek wystawiania faktur w KSeF pojawia się od 1 lutego 2026 r. dla części przedsiębiorców, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Dział księgowości powinien potwierdzić, czy podmiot spełnia kryteria wejścia w pierwszym etapie, na przykład próg 200 mln wartości sprzedaży z VAT w 2024 r., ponieważ ten parametr zmienia sposób przygotowania działu finansów i działu IT.

Oś czasu powinna obejmować także okres przejściowy w 2026 r., który wpływa na faktury poza KSeF, oraz scenariusze dla najmniejszych podmiotów, gdzie terminy mogą przesuwać się na 2027 r. Dział księgowości powinien prowadzić jedną wersję harmonogramu dla całej organizacji, a dział marketingu powinien korzystać z tej samej wersji w briefach zakupowych. Spójna oś czasu ogranicza ryzyko sporów o to, czy faktura została wystawiona w KSeF, czy faktura została wystawiona poza KSeF.

Wdrożenie KSeF w firmie, role i odpowiedzialności działów przy zakupach marketingowych

Wdrożenie KSeF wymaga jasnego podziału ról, ponieważ KSeF w firmie dotyka kilku działów jednocześnie. Dział marketingu inicjuje zakup materiałów promocyjnych, a dział zakupów prowadzi uzgodnienia z dostawcą i domyka transakcję. Dział księgowości odbiera faktury w KSeF, monitoruje numer KSeF oraz odpowiada za rozliczenia VAT i podatek.

Rola działu marketingu

Dział marketingu przygotowuje brief zamówienia, w którym opisuje podmiot zamawiający, cel kampanii, wymagany termin realizacji i sposób akceptacji wizualizacji. Dział marketingu wskazuje, czy zamówienie wymaga zaliczki, ponieważ zaliczka uruchamia osobną fakturę w KSeF. Dział marketingu powinien także określić, do jakiego projektu lub kampanii ma trafić koszt, aby dział księgowości mógł przypisać fakturę do właściwego obiegu dokumentów.

Rola działu zakupów

Dział zakupów akceptuje warunki płatności, negocjuje termin i zakres usługi, a także potwierdza dane dostawcy oraz dane nabywcy. Dział zakupów powinien sprawdzić, czy dostawca potrafi fakturować w KSeF, ponieważ brak gotowości po stronie dostawcy blokuje obieg dokumentów. Dział zakupów powinien ustalić, czy faktura ma mieć załączniki i czy proces wymaga dodatkowych uzgodnień z działem IT.

Rola działu księgowości

Dział księgowości odpowiada za odbieranie faktur w KSeF, kontrolę poprawności danych oraz ujęcie dokumentu w rozliczeniach podatkowych. Dział księgowości zapisuje numer KSeF, określa zasady przechowywania faktur i przekazuje informację do działu marketingu, że faktura jest dostępna. Dział księgowości powinien także zdefiniować, kiedy wymagane jest wskazanie numeru KSeF w płatności B2B, w tym w mechanizmie podzielonej płatności, jeśli dana transakcja tego wymaga.

Rola działu IT

Dział IT odpowiada za integrację, w tym integrację KSeF z systemami ERP i narzędziami finansowymi. Dział IT przygotowuje połączenie przez interfejs programowania aplikacji, czyli API KSeF, jeśli firma planuje automatyzację pobierania faktur, nadawania statusów i powiązania dokumentów z zamówieniami. Dział IT powinien także dopilnować ochrony danych osobowych i zasad prywatności, ponieważ obieg dokumentów obejmuje dane kontrahentów i pracowników.

Uprawnienia i bezpieczeństwo, kto może wystawiać, kto może odbierać, kto może przesyłać faktury?

Uprawnienia w KSeF to kluczowy element wdrożenia, ponieważ brak uprawnień blokuje odbieranie faktur i paraliżuje proces zakupowy. Dział księgowości powinien określić, kto ma prawo odbierać faktury zakupowe, a kto ma prawo wystawiać faktury sprzedażowe. Dział IT powinien wdrożyć zasadę minimalnego dostępu, aby dział marketingu otrzymywał informacje potrzebne do rozliczeń, ale nie musiał mieć pełnego dostępu do całej bazy dokumentów.

W procedurze warto opisać, jak firma działa w sytuacji offline, czyli gdy dostęp do platformy jest ograniczony, albo gdy systemy zewnętrzne nie mogą przesyłać danych w danym momencie. Dział księgowości powinien mieć ustalony kanał zgłoszeń i sposób potwierdzenia, czy faktura znajduje się w systemie, czy faktura znajduje się poza KSeF. Taki zapis ogranicza ryzyko sporów z dostawcą i ułatwia kontrolę wewnętrzną.

Wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur, numer KSeF i praktyczny obieg dokumentów

Wystawianie faktur w KSeF polega na tym, że dostawca tworzy fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML i przesyła dokument do systemu. Dział księgowości odbiera faktury w KSeF i nadaje dokumentowi status w obiegu dokumentów, a następnie przekazuje numer KSeF do działu marketingu i działu zakupów. Numer KSeF powinien być zapisany w jednym miejscu, na przykład w systemie zakupowym lub w systemie ERP, ponieważ numer KSeF pozwala szybko powiązać fakturę z transakcją i kampanią.

Dział marketingu powinien wymagać od działu zakupów jednego standardu opisu zamówień, aby faktury w systemie były łatwe do przypisania. W praktyce opis zamówienia powinien zawierać nazwę kampanii, identyfikator projektu i nazwę materiału promocyjnego. Ten standard minimalizuje ryzyko, że faktura trafi do niewłaściwego budżetu lub pozostanie nieprzypisana.

Zaliczki w KSeF, faktura zaliczkowa i faktura końcowa w zakupach materiałów promocyjnych

Zaliczka jest częstym elementem zakupów marketingowych, ponieważ produkcja materiałów promocyjnych bywa rozliczana etapowo. KSeF przewiduje obsługę zaliczek przez fakturę zaliczkową, a następnie przez fakturę końcową, która rozlicza transakcję i odnosi się do wcześniejszych płatności. Dział marketingu powinien traktować zaliczkę jako element procedury, a nie jako wyjątkową sytuację, ponieważ zaliczka wpływa na obieg dokumentów i na rozliczenie podatkowe.

Procedura zaliczki, krok po kroku

Dział marketingu rozpoczyna procedurę zaliczki, gdy brief kampanii wymaga płatności przed produkcją. Dział zakupów akceptuje warunki zaliczki, a dział księgowości odbiera fakturę zaliczkową w KSeF i potwierdza numer KSeF w systemie. Po realizacji zamówienia dział księgowości odbiera fakturę końcową w KSeF, a dział marketingu zamyka rozliczenie kampanii i potwierdza komplet dokumentów.

W praktyce dział marketingu powinien opisać cel zaliczki, termin płatności i etap produkcji, który zaliczka uruchamia. Dział zakupów powinien dopilnować, aby dostawca wiedział, że firma wymaga faktury w KSeF, oraz aby dostawca przekazał poprawne dane nabywcy. Dział księgowości powinien dopilnować powiązania dokumentów, ponieważ brak powiązania utrudnia rozliczenie kosztów i zwiększa ryzyko korekt.

Wizualizacja projektu, akceptacja i powiązanie z fakturą ustrukturyzowaną

Zakupy materiałów promocyjnych często obejmują etap wizualizacji, ponieważ dział marketingu musi zatwierdzić projekt przed produkcją. Dział marketingu powinien powiązać akceptację wizualizacji z identyfikatorem zamówienia, aby faktura w KSeF była łatwa do przypisania do właściwego projektu. Dział zakupów powinien pilnować, aby warunki transakcji obejmowały jasny moment akceptacji, ponieważ moment akceptacji wpływa na termin wystawienia faktury i na termin płatności.

Jeżeli firma potrzebuje załączników do faktury, na przykład specyfikacji lub potwierdzenia projektu, dział zakupów powinien ustalić z dostawcą sposób przekazania dokumentów. Dział księgowości powinien zdefiniować, czy firma przechowuje kopie załączników w systemie wewnętrznym, czy korzysta wyłącznie z zapisów w systemie KSeF. Takie ustalenie upraszcza przechowywanie faktur i chroni dane osobowe.

Korekty, zwroty i faktury poza KSeF, jak ograniczyć ryzyko w 2026 roku?

Korekty pojawiają się wtedy, gdy zmienia się ilość, cena, termin lub zakres usługi. Dział marketingu powinien zgłaszać zmiany do działu zakupów, a dział zakupów powinien potwierdzać zmianę z dostawcą przed wystawieniem dokumentów. Dział księgowości powinien mieć procedurę, która opisuje, jak odbierać korekty w KSeF i jak informować dział marketingu o zmianie wartości kosztu.

W okresach przejściowych mogą wystąpić faktury poza KSeF, dlatego dział księgowości powinien określić, kiedy firma akceptuje faktury elektroniczne lub papierowe poza systemem. Dział marketingu powinien mieć jeden komunikat, który trafia do dostawców, aby dostawcy wiedzieli, w jaki sposób firma odbiera faktury i jak firma rozpoznaje dokumenty. Taki komunikat ogranicza ryzyko, że faktura trafi na skrzynkę e-mail pracownika i zniknie z obiegu dokumentów.

Integracja KSeF, ERP, API KSeF i automatyzacja obiegu dokumentów

Integracja KSeF przyspiesza proces, ponieważ automatyzacja redukuje ręczne przepisywanie numerów i statusów. Jeżeli firma posiada system planowania zasobów przedsiębiorstwa, czyli ERP, dział IT może połączyć ERP z KSeF i pobierać faktury w systemie automatycznie. Dział IT wykorzystuje wtedy API KSeF, mapuje dane z faktur w formacie XML i przekazuje statusy do systemów zakupowych i finansowych.

Jeżeli firma nie ma ERP, dział IT może wdrożyć prostą automatyzację, na przykład rejestr zamówień i rejestr numerów KSeF. Dział księgowości uzupełnia numer KSeF, a dział marketingu widzi, czy faktura została odebrana i przypisana do kampanii. Takie rozwiązanie zmniejsza koszty wdrożenia KSeF i daje szybką poprawę w obiegu dokumentów.

Koszty wdrożenia KSeF, finanse i organizacja pracy w dziale marketingu

Koszty wdrożenia KSeF obejmują koszty IT, koszty procesu i koszty pracy zespołów, dlatego dział finansów powinien uwzględnić czas szkolenia oraz przygotowania procedur. Dział marketingu ponosi koszt organizacyjny, gdy brak procedury opóźnia kampanię i utrudnia rozliczenie kosztów. Dział księgowości ponosi koszt, gdy dokumenty wracają do poprawy, a podatnik traci czas na wyjaśnienia i korekty.

Dobrze opisany proces zmniejsza ryzyko, ponieważ firma szybciej identyfikuje błędy w danych, błędy w płatnościach i braki w dokumentach. Dział marketingu może wtedy skupić się na planowaniu kampanii, a dział księgowości może skupić się na kontrolach podatkowych i rozliczeniach VAT. W praktyce wdrożenie KSeF wymaga jednego właściciela procesu i jednej checklisty, którą stosuje każdy dział.

Tabela, checklista wdrożeniowa KSeF dla działu marketingu, działu zakupów i działu księgowości

Etap Co ma powstać? Kto wykonuje? Co trafia do obiegu dokumentów?
Brief i potrzeba zakupu Opis kampanii, zakres usługi, termin, informacja o zaliczce Dział marketingu Identyfikator kampanii i zamówienia
Akceptacja kosztu i warunków Warunki transakcji, dane dostawcy, dane nabywcy Dział zakupów Potwierdzenie danych i warunków
Zaliczka Płatność zaliczkowa i faktura zaliczkowa w KSeF Dział zakupów, dział księgowości Numer KSeF faktury zaliczkowej
Wystawienie faktury Faktura ustrukturyzowana, w formacie XML, w systemie Dostawca Faktury w systemie KSeF
Odbieranie faktur Pobranie dokumentu, kontrola VAT i podatek, księgowanie Dział księgowości Numer KSeF i status rozliczenia
Powiązanie z kampanią Przypisanie kosztu do projektu i raportowania Dział marketingu Potwierdzenie kompletności dokumentów
Korekty Obsługa korekt i komunikacja do działu marketingu Dział księgowości, dział zakupów Numer KSeF korekty i zmiana wartości
Integracja i automatyzacja Integracja KSeF z ERP lub rejestrem, użycie API KSeF Dział IT Statusy i archiwizacja, przechowywanie faktur

FAQ, KSeF 2026 w marketingu i zakupach materiałów promocyjnych

Czy dział marketingu musi logować się do KSeF, aby rozliczać kampanie?

Dział marketingu nie musi logować się do KSeF, ponieważ odbieranie faktur realizuje dział księgowości. Dział marketingu potrzebuje jednak numeru KSeF, statusu dokumentu i informacji o tym, czy faktura została przypisana do właściwej kampanii. Dział księgowości powinien przekazywać te informacje w ramach obiegu dokumentów.

Czy zaliczka zawsze wymaga faktury w KSeF i jak wygląda obieg dokumentów?

Zaliczka wymaga faktury zaliczkowej w KSeF, a po realizacji zamówienia pojawia się faktura końcowa w KSeF. Dział marketingu powinien zgłosić zaliczkę na etapie briefu, a dział zakupów powinien potwierdzić warunki z dostawcą. Dział księgowości powinien powiązać fakturę zaliczkową i fakturę końcową w obiegu dokumentów, aby rozliczenie VAT i podatek było spójne.

Jak dział zakupów powinien sprawdzić gotowość dostawcy do wystawiania faktur w KSeF?

Dział zakupów powinien zadać dostawcy dwa pytania przed potwierdzeniem transakcji. Pierwsze pytanie dotyczy tego, czy dostawca wystawia faktury ustrukturyzowane w KSeF, czyli w formacie XML. Drugie pytanie dotyczy tego, w jaki sposób dostawca przekazuje faktury z załącznikami, jeśli załączniki są potrzebne do specyfikacji zamówienia. Ten etap ogranicza ryzyko, że faktura trafi poza KSeF i zablokuje obieg dokumentów.

Jak firma powinna traktować pliki PDF, gdy zespół nadal potrzebuje kopii dokumentów?

Dział marketingu może pracować na kopii PDF jako materiale roboczym, ale dział księgowości powinien wskazać, że dokumentem źródłowym jest e-faktura w KSeF. Dział księgowości powinien opisać zasady przechowywania faktur i zasady udostępniania dokumentów w firmie. Ten zapis chroni prywatność i redukuje ryzyko rozbieżności między kopią PDF a fakturą w systemie.

Czy KSeF wpływa na rozliczenia VAT i podatek w dziale marketingu?

KSeF zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur, ale nie zmienia podstawowych zasad rozliczania VAT i podatku. Dział księgowości nadal odpowiada za poprawność rozliczeń, a dział marketingu odpowiada za przypisanie kosztu do kampanii. Dział marketingu powinien przekazywać komplet informacji o transakcji, aby księgowy mógł rozliczyć dokument bez dodatkowych wyjaśnień.

Co zrobić, gdy firma działa chwilowo offline i nie ma potwierdzenia odbioru faktury?

Dział marketingu powinien zgłosić problem do działu księgowości i działu IT, ponieważ brak potwierdzenia może wynikać z ograniczeń systemu lub z błędu w integracji. Dział księgowości powinien sprawdzić, czy faktura jest w systemie KSeF, czy faktura została wystawiona poza KSeF. Dział zakupów powinien w tym czasie wstrzymać potwierdzanie kolejnych płatności, jeżeli firma nie ma numeru KSeF i nie ma jasnego statusu dokumentu.

Archiwum newsów