Referencje Realizacje Facebook Filmy
KSeF: zaliczki i faktury zaliczkowe przy gadżetach reklamowych

Środa, 11 Luty 2026

Jeśli pracujesz w marketingu i kupujesz gadżety reklamowe, interesuje Cię prosty proces: zapłata zaliczki, start produkcji, dostawa towaru, faktura końcowa i spokój w księgowości. KSeF zmienia obieg dokumentów, bo e-faktura powinna zostać przesłana do KSeF, a każda zmiana w zamówieniu częściej kończy się korektą. Ten poradnik pokazuje, jak dokumentować zaliczki w KSeF, jak rozliczać VAT i jak uniknąć błędów w dokumentach, gdy zamówienie się zmienia.

KSeF a zaliczki w gadżetach reklamowych: faktury zaliczkowe i końcowe, korekty i zwroty

Spis treści

KSeF w praktyce: faktury do KSeF i wysyłka do KSeF z perspektywy marketingu

Dla marketingu KSeF oznacza jedno: faktura nie jest tylko PDF-em od dostawcy, bo dokument funkcjonuje jako e-faktura w systemie KSeF. Dostawca wystawia fakturę i wysyła ją do KSeF, a system nadaje numer KSeF, który ułatwia późniejsze rozliczenia oraz korekty.

Numer KSeF i numer faktury: co warto zapisać w sprawie zamówienia?

W sprawie zamówienia zapisz numer faktury, numer KSeF oraz numer PO lub numer projektu. Te trzy informacje ułatwiają księgowości dopasowanie zapłaty, zaliczki i faktury końcowej do jednego kontrahenta.

Zaliczka w KSeF: otrzymanie zapłaty, obowiązek podatkowy i VAT w prostych krokach

Zaliczka pojawia się wtedy, gdy firma otrzyma całość lub część zapłaty przed dostawą towarów albo przed wykonaniem usługi. W gadżetach reklamowych zaliczka zwykle uruchamia produkcję i rezerwuje termin, a księgowość musi to poprawnie rozliczyć w VAT.

Całość lub część zapłaty: kiedy marketing powinien poinformować księgowość?

Gdy płatność została zlecona lub zaksięgowana, marketing powinien przekazać księgowości potwierdzenie zapłaty i informację, czego dotyczy zaliczka. Dzięki temu księgowość szybciej rozlicza VAT i nie wraca z pytaniami o zakres zamówienia.

Faktura zaliczkowa w KSeF: zasady wystawiania faktur zaliczkowych i jak uniknąć błędów?

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymaną zaliczkę. Marketing najczęściej widzi pro formę, ale księgowość rozlicza fakturę zaliczkową w KSeF. Dlatego marketing powinien dopilnować danych nabywcy oraz tego, aby faktura zaliczkowa została przesłana do KSeF.

Co dział marketingu może sprawdzić na fakturze zaliczkowej w 60 sekund?

Sprawdź dane nabywcy, NIP, kwotę zaliczki, opis towaru lub usługi oraz stawkę VAT. Jeśli pojawia się błąd, zgłoś go od razu, bo później wchodzi faktura korygująca.

Data wystawienia faktury, data otrzymania zapłaty i daty wystawienia: jak nie pogubić terminów?

Najczęstszy problem dotyczy dat. Marketing zna datę zapłaty, księgowość patrzy na datę wystawienia faktury i rozliczenia VAT, a KSeF dodaje etap wysyłki dokumentu. Żeby uniknąć błędów, zapisuj trzy rzeczy: datę otrzymania zapłaty, datę wystawienia faktury oraz numer KSeF.

Terminy w firmie, na przykład do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu: co to zmienia w praktyce?

Jeśli księgowość pilnuje terminów księgowania w stałym rytmie, marketing powinien przekazywać informacje o zapłacie na bieżąco. Szybka informacja ogranicza sytuacje, w której dokument jest wystawiony z opóźnieniem i wymaga późniejszych wyjaśnień.

Faktury zaliczkowe i końcowe w KSeF: jak rozliczać zaliczki na fakturze końcowej?

Faktura końcowa domyka zamówienie i pokazuje pełną wartość, a następnie rozlicza otrzymane zaliczki. Jeśli zaliczka nie obejmuje całej wartości, faktura końcowa pokazuje kwotę do dopłaty.

Jak przekazać księgowości dane o poprzednich fakturach przed wystawieniem faktury końcowej?

Jeżeli było kilka zaliczek, przekaż księgowości listę poprzednich faktur, w tym numery faktur i numery KSeF. Przekaż też informację, czy zamówienie jest zrealizowane w całości, czy była częściowa dostawa.

KSeF a faktury zaliczkowe: zmiana zamówienia po zaliczce i jak dokumentować ustalenia?

W marketingu zmiany są normalne: zmienia się ilość, termin, wariant, a czasem dochodzi dodatkowe znakowanie. Każda zmiana może wpływać na cenę i na to, jak będzie wyglądało rozliczenie na fakturze końcowej. Żeby uniknąć błędów, zbierz jedno potwierdzenie zmian i prześlij je dostawcy oraz księgowości.

Otrzymanie części zapłaty i dopłata: kiedy dopłata trafia na fakturę końcową?

Jeśli po zaliczce rośnie wartość zamówienia, dopłata zwykle pojawia się na fakturze końcowej. Marketing powinien mieć potwierdzenie dopłaty i terminu, żeby księgowość mogła rozliczać VAT bez domysłów.

Faktura korygująca w KSeF: korekta faktury zaliczkowej i zwrot zaliczki krok po kroku

Gdy zamówienie jest anulowane albo gdy zmienia się wartość zamówienia, pojawia się temat korekty. W KSeF poprawki realizuje się przez fakturę korygującą. Marketing ułatwia proces wtedy, gdy opisuje, co się zmieniło, jakie pozycje obejmuje zmiana i jaka kwota ma być zwrócona lub dopłacona.

Zwrot zaliczki i korekta do zera: jak zamknąć dokumenty i rozliczenia

Jeżeli zamówienie jest anulowane i następuje zwrot zaliczki, poproś o fakturę korygującą do faktury zaliczkowej oraz o potwierdzenie zwrotu przelewu. Księgowość spina wtedy dokument i płatność, a VAT i rozliczenia się zgadzają.

KSeF, nowe zasady i 2026: jak przygotować proces zamówień w marketingu?

W komunikacji o KSeF często pojawia się 2026 r. jako punkt odniesienia dla zmian organizacyjnych. Bez względu na harmonogram, marketing może wdrożyć prosty proces: jedna osoba zbiera dane do faktury, jedna osoba pilnuje potwierdzeń zmian, a księgowość pilnuje wystawiania faktur i wysyłki do KSeF.

Tabela: zaliczki w KSeF, faktura końcowa i korekty, co wysyła marketing i co dostaje księgowość

Sytuacja Co robi marketing Co przekazuje księgowości Jaki dokument w KSeF Jak uniknąć błędów
Zaliczka przed produkcją Wysyła dane nabywcy, numer PO i specyfikację, potwierdza zapłatę Potwierdzenie otrzymania zapłaty, zakres towaru i usługi, dane kontrahenta Faktura zaliczkowa Sprawdza NIP, kwotę zaliczki, VAT i numer KSeF
Kilka zaliczek Ustala etapy płatności i pilnuje jednej sprawy zamówienia Lista poprzednich faktur i numery KSeF Faktury zaliczkowe Nie miesza płatności między projektami i działami
Zmiana ilości, ceny lub terminu Wysyła jedno potwierdzenie zmian i nową specyfikację Potwierdzenie zmian, informacja o dopłacie lub zwrocie Faktura końcowa lub faktura korygująca Jedna wersja ustaleń, jedna osoba po stronie firmy
Dostawa i rozliczenie Potwierdza dostawę i zamknięcie specyfikacji Informacja o kompletnej dostawie i numer PO Faktura końcowa Faktura końcowa rozlicza zaliczki i pokazuje dopłatę
Anulacja i zwrot zaliczki Prosi o korektę i zwrot, podaje numer sprawy Potwierdzenie zwrotu i podstawa anulacji Faktura korygująca do faktury zaliczkowej Korekta i zwrot dotyczą tej samej zaliczki
Reklamacja i rabat Ustala zakres korekty i potwierdza uzgodnienie Uzgodnienie korekty, pozycje, kwoty i VAT Faktura korygująca Korekta obejmuje właściwe pozycje i zgadza się z ustaleniami

FAQ

Czy pro forma wystarczy do księgowości, czy potrzebna jest faktura zaliczkowa w KSeF?

Pro forma pomaga uruchomić zapłatę, ale nie jest fakturą. Księgowość rozlicza zaliczki na podstawie faktury zaliczkowej w KSeF, a później zamyka sprawę fakturą końcową.

Jakie minimum danych marketing musi przekazać, żeby faktura była poprawna?

Przekaż dane nabywcy do faktury, w tym NIP, nazwę i adres, numer PO oraz specyfikację. Przekaż też potwierdzenie zapłaty, aby księgowość mogła rozliczać VAT bez niejasności.

Co zrobić, gdy po zaliczce zmieniła się ilość i cena?

Wyślij do dostawcy jedno potwierdzenie zmian z nową specyfikacją i terminem. Przekaż to potwierdzenie do księgowości i poproś dostawcę o informację, czy rozliczenie nastąpi na fakturze końcowej, czy potrzebna będzie korekta.

Jak rozliczać kilka zaliczek, żeby faktura końcowa była czytelna?

Przekaż księgowości listę wcześniejszych faktur zaliczkowych wraz z numerami KSeF. Dzięki temu księgowość rozlicza zaliczki wprost na fakturze końcowej i unika błędów w dokumentach.

Jak podejść do zwrotu zaliczki, gdy projekt zostaje anulowany?

Poproś o fakturę korygującą do faktury zaliczkowej i o potwierdzenie zwrotu środków. Wtedy księgowość spina dokumenty z płatnością i zamyka rozliczenia VAT.

Archiwum newsów